디지털 시대, 정보의 생성과 공유는 더욱 중요해지고 있습니다. 기업은 업무에서 발생하는 디지털 콘텐츠를 효과적으로 관리하고 보호하기 위해 다양한 시스템을 도입하고 있는데요.

오늘은 정보 보호 및 관리를 위한 두 가지 주요 솔루션인 DRM과 문서중앙화(ECM)를 비교해보고, 기업에 더 적합한 ECM솔루션을 선택하기 위해 고려해야 할 점에 대해 알아보겠습니다.

DRM이란?

DRM이란 '디지털 권리 관리(Digital Rights Management)'를 뜻하며, 디지털 콘텐츠의 권한과 액세스를 제어하는 기술입니다. 주로 디지털 콘텐츠의 불법 복제와 유통을 방지하여 저작권을 보호하는 데에 사용됩니다.

암호화 기술을 사용하고 사용자 권한에 따라 콘텐츠의 접근 및 사용을 제한하여 보안성을 강화할 수 있다는 장점이 있습니다. 즉, 권한이 없는 사용자는 파일에 대한 열람과 수정이 불가능하기 때문에 데이터 유출 피해를 최소화할 수 있습니다.

다만 엄격한 제어로 인해 기업 내 사용자들이 효율적으로 협업하기에는 불편한 점이 있습니다. DRM은 콘텐츠를 특정 기기에 종속시키는 경향이 있어서, 다양한 사용자와 디바이스가 콘텐츠에 접근하고 협업하는데 어려움이 있습니다. 또한 서로 다른 운영체제나 소프트웨어 버전을 사용하는 경우, 호환성 문제가 발생할 수 있습니다. 더불어 주로 디지털 콘텐츠에 적용하기 때문에 기업의 모든 정보를 보호하기에는 한계가 있을 수 있습니다.

ECM이란?

ECM은 '기업 콘텐츠 관리(Enterprise Content Management)'를 뜻하며, 기업 내 모든 콘텐츠를 효과적으로 관리하기 위한 종합적인 솔루션으로 사용됩니다. 문서뿐만 아니라 그림, 동영상, 이메일 등 모든 유형의 기업 정보를 개별 PC가 아니라 중앙 서버에 저장하도록 하죠.

ECM은 기업 내 모든 유형의 정보를 관리하는 데 용이합니다. 콘텐츠의 생성, 승인, 보관, 폐기 등 전체 라이프사이클을 관리할 수 있습니다. 문서 이력 추적, 권한 설정 및 반출 승인 등 기능을 통해 보안을 강화합니다. 또한 모든 정보가 중앙 서버에 저장되기 때문에 각 부서나 팀에서 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있고, 문서 유실의 염려가 없습니다. 때문에 팀 간의 협업이 용이해지고, 문서 공유와 작업 프로세스가 효율적으로 진행됩니다.

다만 ECM의 적절한 구현과 사용을 위해서는 초기 비용과 이용자 교육이 필요할 수 있습니다. 

우리 기업에게 적합한 정보자산 유출방지 체계 확보 방안

앞서 살펴본 것처럼, DRM은 정보를 꼼꼼하게 보호하지만 오히려 업무 생산성이 떨어지는 부작용이 있을 수 있습니다. 이 경우 ECM을 활용해 통합 정보보안 관리 체계를 만들어나가는 것이 대안이 될 수 있습니다. 

우리 회사에 적합한 ECM 솔루션을 선정하기 위해서는 ①기업이 다뤄야 하는 콘텐츠 유형의 정의 ②워크플로우 및 협업 기능 ③확장성 ④대외 시스템과의 통합 ⑤보안 및 규제 준수 ⑥사용자 경험 ⑦지원 체계 ⑧적용 방식 ⑨모바일 환경 지원 여부 ⑩비용 구조 등을 살펴봐야 합니다.

메타넷디엘의 SOLME는 보안과 컴플라이언스 대응에 특장점을 가지고 있어, 기업의 정보자산을 지키는 좋은 선택이 될 수 있습니다. SOLME를 사용하면 ECM에 등록된 콘텐츠에 대해 폴더 접근권한, 문서 접근권한에 대한 조직별, 사용자 별로 접근권한을 부여할 수 있습니다. 또한 ECM에 등록되는 모든 콘텐츠는 암호화 방식을 통해 레파지토리로 저장됩니다. 외부로 반출되는 모든 문서는 ECM에서 승인 후 반출되며, 이력을 확인할 수 있고 랜섬웨어 침입이 불가능한 아키텍처로 구성되어 클라이언트 PC를 통한 침입이 불가능합니다.

기업의 목표와 요구사항에 따라 어떤 방식으로 정보자산 유출방지 체계를 확보할 것인지를 정할 수 있습니다. ECM은 보안, 효율성, 문서관리 측면에서 기업에게 유용한 도구가 될 수 있습니다.

메타넷디엘의 SOLME는 높은 보안성뿐만 아니라 지식자산의 통합관리, 협업을 통한 생산성 향상까지 가능한 ‘3세대 문서중앙화 솔루션’입니다. 클라우드 기반의 협업 플랫폼 마이크로소프트365와 유연하게 호환됩니다.

보안과 협업, 두 마리 토끼를 잡는 문서중앙화 솔루션에 대해 더 자세히 알아보고 싶다면 메타넷디엘과 상담하세요!

<작성: 메타넷디엘 ECM개발팀>