왜 대학에 ERP 솔루션이 필요할까요?

급변하는 교육 시장 환경, 정부 정책 및 심화되는 경쟁을 고려할 때 대학의 체질 개선을 통한 경쟁력 확보가 시급합니다. ERP는 이를 위한 전략적 투자입니다. 데이터 기반의 경영관리와 의사결정, 통합 업무 환경 제공과 비용 절감으로 대학의 경쟁력 강화를 주도합니다. 많은 선도 대학들이 ERP를 도입한 이유입니다.

첫째, 데이터 기반 경영관리가 가능합니다.

• 중요 데이터의 적시 취합과 제공  

• 데이터 기반의 정확한 의사결정 지원

• 경영관리 및 대학 운영의 최적화

둘째, 통합 업무 환경과 교육 정책 대응력이 높아집니다.

• IT기술을 활용한 대학 행정 서비스 최적화

• 통합형 업무 환경을 통한 업무 생산성 강화

• 시장과 교육 정책 변화에 신속한 대응 가능

셋째, 학교 브랜드 가치를 향상시킵니다.

• 업무 최적화로 대학 구성원의 만족도 증가

• 대학 구성원 간 원활한 소통과 협업 증가

• 투명한 정보 접근과 이용으로 신뢰도 향상

넷째, 비용 절감 효과가 높습니다.

• 통합 데이터 관리와 업무 프로세스 정비

• 수작업 및 반복 작업 등 최소화

• 통합 구매 관리로 낭비요소 제거

대학 ERP 어떤 기준으로 선정 해야 할까요?

ERP 도입을 검토하는 대학은 학교 목표, 현 상황과 문제점 등을 반영한 선정 기준을 갖고 있을 겁니다. ERP 기능과 업무 지원 범위 및 대외 시스템 연계 등 여러 항목이 대상이 됩니다. 대학이 자체 정리한 선정 기준에 15년 간 대학 ERP 공급과 구축에 전념해 온 메타넷디엘의 경험과 인사이트를 더하면 ERP 도입의 위험은 최소화하고 성공 가능성은 극대화할 수 있습니다.

1. 데이터 기반 경영관리

변화가 일상화된 시대를 헤쳐 나가는 힘은 정확한 상황 판단, 이에 기반한 최적의 의사결정 및 빠른 실행에서 나옵니다. 경영진과 업무 담당자에게 필요한 주요 데이터의 적시 수집과 제공은 이를 가능케 하는 출발점입니다. 하지만 많은 대학이 데이터 관리의 어려움을 겪고 있습니다.

통합되지 않은 데이터 관리는 적시 데이터 수집과 제공을 어렵게 하고 결국 경영진의 정확한 상황 판단과 의사결정을 방해합니다. 또한, 업무 개선은 안되고 담당자의 업무 부담은 계속 늘어납니다. ERP는 이 문제를 효과적으로 해결할 수 있어야 합니다.

2. 통합 업무 환경과 지원 범위

많은 대학이 경험하는 비효율적 업무 운영관리의 배경에는 폐쇄적 업무 시스템이 꼭 포함됩니다. 학사시스템과 연동 안 된 행정시스템, 혼자서 돌아가는 연구관리 시스템 등 아주 다양합니다. 이 환경은 업무 중복, 과다한 수작업 등으로 담당자의 업무 효율은 떨어트리고 비용은 늘어나게 합니다.

결국 담당자의 업무 부담은 늘어나지만 변화된 교육 정책 대응과 신규 업무 적용은 지연되면서 대학의 시장 대응력은 약해집니다. ERP 솔루션은 다양한 업무의 통합 구현과 운영 환경을 제공해 이 문제를 해결할 수 있어야 합니다.

3. ERP 공급자 신뢰도

ERP 도입을 준비하는 과정에서 여러 이야기를 듣게 됩니다. ‘A 대학은 ERP 업체가 도산해서 지원을 못받고 있다‘, ‘B 대학은 업체의 기술 부족으로 기능 업그레이드를 못하고 있다“ 등입니다. 영업 단계에서는 모든 업체들이 장점만 이야기합니다.

하지만 실제 구현 단계로 넘어가면 업체 역량이 드러나고 업체가 이야기하지 않았던 문제들이 줄을 잇습니다. ERP 프로젝트가 위험해지는 것이죠. 특히, 비용을 ERP 선정의 우선 조건으로 삼았던 대학에서 자주 발생합니다

4. ERP 솔루션 완성도

도입 전에 업무별 상세 데모 및 파일럿 프로젝트를 통해 ERP 솔루션의 완성도를 점검해야 합니다. 엄청난 예산, 인력이 투입되고 일 년 넘게 진행될 사업을 업체의 약속과 서류만으로 평가할 수는 없습니다. 타대학 사례를 참고할 수 있지만 시간에 따른 업체 상황과 전문 인력 변동 등을 고려해야 합니다.

이런 관점에서 SI 방식의 ERP 구축은 위험성이 큽니다. 완성된 ERP 제품을 기반으로 대학 요건에 맞춰 최적화하는 패키지 방식 혹은 완성된 제품을 바로 사용할 수 있는 클라우드 ERP 제품이 프로젝트 성공 가능성을 높이는 방법입니다

5.  고객 사례

업체의 프로젝트 수행 능력, 성실성, 문제 해결 및 신뢰성같이 눈에 보이지 않지만 ERP 프로젝트 성공에 더 중요한 내용을 점검하기 위해서는 실제 고객 사례를 살펴볼 필요가 있습니다.

업체가 수행한 고객 사례 확인을 통해 업체 역량과 문제 해결 능력 및 구축 후 지원의 성실성 등을 파악할 수 있습니다. 제품과 업체 신뢰도 모두 중요한 요소입니다.

6. 장기적인 제품 로드맵

국내 대학의 ERP 운영 기간은 평균 10~12년입니다. 따라서 도입할 ERP가 현재 정리된 업무 환경과 요구 그리고 향후 예상되는 업무 요건 변화, 사용자 요구와 인공지능과 클라우드 등 기술적 혁신도 지원할 수 있어야 한다는 것을 의미합니다. ERP 로드맵은 이를 확인하는 방법입니다.

예를 들어보겠습니다. 최근에는 거의 모든 업체가 AI 지원을 약속하지만 전문가 확보와  예산 투자 등 이슈로 진행은 쉽지 않습니다. 메타넷디엘은 AI 스타트업 스켈터랩스와의 협업을 통해 MetaERP4U + AI 활용 체계를 만들어가고 있습니다. 멀지 않은 시점에 AI가 접목된 MetaERP4U를 제공해 대학 이 별도의 투자 없이 AI 기술을 이용하도록 지원할 예정입니다.

7. 리스크 관리 역량

ERP 프로젝트는 짧으면 6~7개월, 길면 20개월 이상 진행되면서 여러 분야의 많은 인원이 참여합니다. 당연히 구성원 간 갈등과 소통 오류, 기술 이슈, 자원 부족 및 일정 관리 등 많은 이슈가 발생합니다.

따라서 ERP 프로젝트가 구축 단계로 전환되면 공급 업체의 리스크 관리 역량과 체계가 핵심이 됩니다. 업체의 리스크 관리 정책, 프로세스 및 관련 툴 여부, 리스크 관리자 (PM, PL 등)과의 상세 인터뷰 그리고 예상 위험 시나리오 사전 도출 방법 등을 갖춰야 합니다. 고객 사례 점검도 업체의 위험 관리 역량을 확인하는 효과적 방법입니다.

8. 도입 비용

시스템 구축에 있어 비용은 중요한 요소입니다. 하지만 비용이 모든 기준을 압도해서는 안됩니다. 가장 낮은 가격이 선정 기준이 아니라 높은 가성비 혹은 경제성을 보장하는 업체와 제품을 선택해야 합니다.

그럼, 높은 가성비(경제성)는 무엇을 의미할까요? 앞에 설명한 7개 사항(데이터 기반 경영관리부터 위험관리 역량까지)을 제공하면서 공급 가격, 유지보수 및 향후 업그레이드 비용도 합리적인 것을 의미합니다. 최적 가격 대비 얼마까지가 합리적이란 기준을 정하기는 어렵습니다.

도입 가격은 낮지만 업무 지원이 제한적이라면, 초기 비용은 작지만 유지보수와 업그레이드 비용이 과도하다면 좋은 선택이 아닌 것이죠.

대학 ERP 도입에 기준이 될 수 있는 요소들을 살펴 봤습니다. 전문가와의 상담이 필요하시다면 언제든 메타넷디엘로 연락주세요.