SAP 기술 컨설팅 및 솔루션 전문기업 ATNS그룹이 SAP S/4HANA 클라우드 라이선스 비용을 최적화하는 자체 개발 솔루션 '라이선스 매니지먼트 콕핏(License Management Cockpit, 이하 콕핏)'을 출시했다.

최근 기업들은 클라우드와 AI를 활용할 수 있는 업무·데이터 기반을 확보하기 위해 기존 온프레미스 SAP ERP를 SAP S/4HANA 클라우드로 전환하고 있다. 그러나 새로운 라이선스 산정 방식에 대한 이해와 운영 경험이 부족해 예상보다 많은 비용을 부담하는 사례도 발생하고 있다.

과거 온프레미스 SAP ERP 환경에서는 사용자마다 정해진 라이선스 유형 중 하나를 배정하고, 그 유형에 맞춰 라이선스 비용을 계산했다. 반면 SAP S/4HANA 클라우드 계약에서는 서로 다른 사용자의 업무 접근 범위와 권한 수준을 ‘FUE(Full Use Equivalent)’라는 하나의 공통 단위로 환산해 전체 라이선스 규모를 산정한다. 

특히 라이선스 등급은 사용자가 시스템에 얼마나 자주 접속했는지만으로 결정되지 않는다. 단순 조회 업무만 하는 직원이라도 계정에 상위 권한이 남아 있으면 가장 비용이 높은 등급으로 자동 분류될 수 있다. 

장기간 운영된 SAP 시스템일수록 미사용 권한과 편의상 포괄적으로 설계된 역할(Role)이 누적돼 있는 경우가 많다. 이를 정리하지 않은 채 전환하면 FUE가 실제 필요보다 과다 산정되고, 기업은 불필요한 비용을 장기간 부담하게 된다. 전환 이후에도 조직 개편, 인수합병, 신규 업무 추가 등에 따라 사용자와 권한이 지속적으로 늘어날 수 있어 정기적인 점검과 관리가 필요하다.

대규모 SAP 환경에서는 수많은 사용자, 역할, 업무 기능, 세부 권한의 조합을 수작업으로 반복 분석하고 조직 변화에 맞춰 지속적으로 관리하기 어렵다. ATNS그룹은 20년 이상 SAP 컨설팅과 시스템 운영·유지보수 서비스를 제공하며 축적한 전문성을 바탕으로, 이 같은 라이선스 관리와 비용 최적화 문제를 해결하기 위해 콕핏을 자체 개발했다.

콕핏은 SAP 시스템에 등록된 전체 사용자와 권한을 분석해 FUE로 자동 환산한다. 기업은 하나의 화면에서 전체 FUE 규모와 계약 수량 대비 사용률, 사용자 등급별 분포, 라이선스 초과 가능성을 확인할 수 있다. 

또한 라이선스 비용 증가의 원인을 사용자 단위까지 분석한다. 각 사용자에게 어떤 역할이 부여돼 있는지, 그 역할에 어떤 업무 기능과 트랜잭션 코드가 포함돼 있는지, 최종적으로 어떤 세부 권한까지 허용돼 있는지를 단계적으로 추적하는 방식이다.

특정 역할이나 권한을 변경하기 전에 FUE 변화를 예측하는 'What-if 시뮬레이션' 기능도 제공한다. 관리자는 사용자의 권한을 회수하거나 역할을 재설계했을 때 전체 FUE와 예상 라이선스 비용이 어떻게 달라지는지 사전에 확인할 수 있다.

모든 분석은 고객사의 SAP 시스템 내부에서 직접 실행된다. 사용자와 권한에 관한 정보가 외부 시스템이나 별도 서버로 반출되지 않아, 기업의 중요 업무 정보를 안전하게 관리할 수 있다.

ATNS그룹은 실제 고객사 프로젝트에서 콕핏을 활용해 실제 업무·사용량과 부여된 권한 간의 불일치를 식별하고 역할을 재설계했다. 그 결과 기존 권한 구조상 750 FUE로 예상됐던 라이선스 규모를 200 FUE로 낮췄으며, 연간 예상 라이선스 구독 비용을 약 75% 절감했다.

이우헌 ATNS 대표는 “SAP 클라우드 전환은 기업의 업무 방식을 혁신하고, 비용 구조를 효율적으로 재배치하여, AI와 지속적인 혁신을 수용할 수 있는 경영 기반을 만드는 과정" 이라며, 특히 "전환 과정에서 권한의 재정비가 선행되지 않으면 과거의 복잡성과 비용 부담이 새로운 시스템으로 그대로 이전되므로, 이를 통한 비용 최적화가 클라우드 전환에 반드시 선행되어야 한다"고 말했다.

이어 “앞으로 SAP 전환의 성패는 구축 완료 시점이 아니라, 이후에도 변화하는 조직과 업무에 맞춰 권한과 비용을 얼마나 지속적으로 통제할 수 있느냐에 따라 갈릴 것”이라며 “ATNS는 콕핏을 시작으로 SAP 고객이 전환 이후에도 운영 효율을 유지할 수 있는 비용 최적화 서비스와 솔루션을 지속 확대하겠다”고 밝혔다.

FAQ

Q1. 기업 고객들이 FUE 산정에 어떤 어려움을 겪고 있습니까?

장기간 운영된 시스템일수록 미사용 권한, 편의상 포괄적으로 설계된 역할(Role)이 쌓여 있어 실제 업무와 무관하게 높은 등급으로 자동 분류됩니다. 또한 어느 사용자·어느 역할·어느 권한 때문에 FUE(비용)가 높은지 추적·진단하기 어렵고, 권한을 회수하거나 역할을 재설계했을 때 FUE와 비용이 어떻게 바뀔지 사전에 파악하기 어렵습니다. 조직 개편, 인수합병, 신규 업무 추가 등으로 사용자와 권한이 증가해 정기적인 점검이 필요하지만, 이를 지속적으로 관리할 체계가 부족합니다.

Q2. '라이선스 매니지먼트 콕핏(License Management Cockpit)'은 무엇입니까?

기업이 SAP S/4HANA의 라이선스 현황과 비용 증가 원인을 한눈에 파악하고, 불필요한 구독 비용을 지속적으로 통제할 수 있도록 돕는 라이선스 최적화 솔루션입니다.

Q3. '라이선스 매니지먼트 콕핏(License Management Cockpit)'의 주요 기능은 무엇입니까?

전체 FUE 규모, 계약 수량 대비 사용률, 사용자 등급별 분포, 라이선스 초과 가능성을 하나의 화면에서 확인할 수 있어 라이선스 현황을 종합적으로 관리합니다. 또한 사용자–역할–트랜잭션 코드–세부 권한을 단계적으로 추적해 라이선스 비용 증가의 구체적인 원인을 사용자 단위까지 진단합니다. 권한 회수나 역할 재설계 등 변경 조치를 실제로 적용하기 전에 FUE와 예상 라이선스 비용의 변화를 사전에 예측하는 What-if 시뮬레이션을 제공하며, 모든 분석은 고객사 SAP 시스템 내부에서 직접 실행되어 사용자·권한 데이터가 외부 시스템이나 별도 서버로 반출되지 않아 기업의 중요 업무 정보를 안전하게 관리할 수 있습니다.