돌아온 연말정산 시즌, 인사담당자는 벌써부터 두렵다. 수백 명의 직원들이 제출하는 막대한 서류를 검토하고 입력하는 작업이 쉽지 않을뿐더러, 이 과정에서 실수가 빈번히 발생하고는 한다. 직원들의 문의도 끊이지 않는다. 서류를 어떻게 내려받고 제출해야 하는지 등 기본적인 설명을 반복하는 일부터, 처음 듣는 복잡한 사례에 대해 알아보는 일까지 하다 보면 정작 처리해야 할 업무는 미뤄지기 일쑤다. 

쏟아지는 업무에 '연말정산 대행'을 찾는 이들도 늘고 있다. 하지만 기업에 맞는 서비스를 찾는 일도 쉽지 않다. 이미 회사 내에서 자체적으로 급여 업무를 수행하고 있기 때문에 연말정산 대행만 따로 진행하고 싶지만, 최근 아웃소싱 업체들은 급여 지급과 연말정산을 함께 취급하는 경우가 많아 적절한 견적을 받기 어렵다. 또 기존에 사용하던 급여 프로그램이 있기 때문에, 연말정산을 위해 시스템을 통째로 바꾸는 시도 역시 실현하기 힘들다.

메타넷사스는 클라우드 기반 서비스형 소프트웨어(SaaS) '메타페이 연말정산'을 통해 이러한 인사 담당자의 고충을 해결한다. 메타페이 연말정산은 기업이 기존에 어떤 인사 시스템을 사용하든지 상관없이 단독으로 구축할 수 있다. SAP, 오라클, 워크데이 등 글로벌 인사시스템과의 호환성도 뛰어나다.

■ 대규모 인원도 OK…업무 효율 50% 향상

메타페이는 지난해 20만여 명의 연말정산을 수행했다. 특히 수백 명부터 최대 5만 명까지, 대규모 임직원을 가진 기업들의 의뢰가 두드러졌다.

다인원의 연말정산을 처리해야 할 경우 서류 검토 과정과 직원 문의 응대에 있어서 막대한 시간이 걸린다. 메타페이는 IT 기술을 활용해서 HR 담당자들의 업무 효율을 기존 대비 50% 향상시켰다. 

실제로 지난해 메타페이를 이용해 연말정산을 처리한 800명 규모 기업의 인사 담당자는 “기존에 세무법인을 통해 연말정산을 처리했지만, 자료 검토와 오류 수정 과정에 있어서 업무량이 줄어드는 효과를 보지 못했다. 고민 끝에 메타페이 연말정산을 도입했는데, 평소 40일가량 걸리던 작업이 20일로 줄어들어 급박하기만 했던 업무처리 일정이 여유로워지는 신기한 경험을 할 수 있었다"고 말했다.

■ AI 챗봇 통한 문의 대응-서류 검토 자동화로 업무시간 단축

메타페이 연말정산을 도입한 HR 담당자들이 가장 만족하는 기능은 인공지능(AI) 챗봇이다. 웹과 모바일에서 작동하는 플랫폼, 대화형 AI 챗봇을 활용해 인사담당자가 받는 문의 스트레스를 획기적으로 줄였다. 

임직원들은 메타페이 플랫폼 내에서 챗봇이 안내하는 대로 연말정산을 진행하면 된다. 인적 사항에 변동이 없는 근로자라면 ▲근무 유형 확인 ▲인적정보 변동 사항 확인 ▲국세청 연말정산 간소화 자료(PDF) 업로드까지 세 단계 만에 연말정산을 완료하고 예상 환급·추가 세액 여부를 확인할 수 있다.

AI 챗봇은 직원들의 복잡하고 개인적인 문의에 대해서도 24시간 응대가 가능하다. 메타넷사스는 2015년부터 180개 고객사를 응대하면서 쌓은 빅데이터를 활용, 10만 개 이상의 패턴을 분석해 근로자들이 자주 하는 질문을 학습하고 신속하게 대답할 수 있는 'FAQ' 기능을 구성했다. 최신 세법과 다양한 사례를 학습한 챗봇은 긴 문장형 질문에 대해서도 원활하게 이해하고 답변을 내놓을 수 있다.

임직원 1명 당 수십 개에 달하는 서류 검토 작업도 단순화했다. 95% 이상의 인식률을 가진 광학문자인식(OCR) 기술이 근로자가 업로드한 PDF 파일에서 필요한 정보를 자동 기재하고, 담당자는 관리자 페이지의 ‘오류 검증 기능’을 통해 항목별로 해당 사항을 조회할 수 있다. 

대시보드에서 연말정산 진행 현황을 확인하고, 오류 발견 시 직원별로 즉각적인 피드백을 남길 수 있어 서류 검토에 필요한 시간이 대폭 줄어들 뿐만 아니라 담당자와 임직원의 갈등 요소도 감소한다.

메타넷사스 디지털HR유닛 윤철진 전무는 "아웃소싱 전문성을 보유한 메타페이는 매년 쌓이는 방대한 데이터를 통해 솔루션을 고도화해 나가고 있다”면서 “메타페이 연말정산은 HR 담당자의 부담을 해결하고, 본연의 업무에 집중할 수 있게 돕는 현명한 선택”이라고 강조했다.